Privacy Policy

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder die PunktPilot Desktop-Anwendung nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Verantwortliche Stelle

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Betreiber dieser Website bzw. Anbieter der PunktPilot-Anwendung. Die Kontaktdaten können Sie dem Impressum entnehmen.

Diese Erklärung unterscheidet zwischen der Verarbeitung beim Besuch unserer Website unter punktpilot.de (Abschnitt A), der Nutzung des Kundenportals unter app.punktpilot.de (Abschnitt A.6) und der Verarbeitung bei Nutzung der PunktPilot Desktop-Anwendung einschließlich des Lizenzservers unter license.punktpilot.de (Abschnitt B). Die frühere Service-Umgebung unter service.punktpilot.de wird nicht mehr verwendet.

A. Datenschutz auf unserer Website

A.1 SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

A.2 Datenerfassung beim Besuch unserer Website

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. „Server-Logfiles“). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen:

• Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendeter Browser
• Verwendete IP-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Eine Weitergabe oder anderweitige Verwendung der Daten findet nicht statt. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.

A.3 Cookies

Wir setzen Cookies ein, soweit sie für den Betrieb der Website und – nach der Anmeldung – für das Kundenportal erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Cookies für die Sitzung und den Schutz vor unberechtigten Anfragen. Im angemeldeten Bereich können weitere funktionale Cookies Ihre Anzeige- oder Sitzungseinstellungen merken. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Cookies in Ihrem Browser einschränken oder ablehnen; einzelne Funktionen können dann nicht zur Verfügung stehen. Cookies Dritter entstehen bei uns erst, wenn Sie ein eingebettetes Video bewusst laden (siehe A.9).

A.4 Test- und Kontaktformular (Formspree)

Wenn Sie uns über das Formular auf der Seite „Kostenlos testen“ oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und einen möglichen Testzugang vorzubereiten. Beim Formular können das insbesondere sein:

• Vor- und Nachname
• Hochschul-E-Mail-Adresse
• Hochschule bzw. Einrichtung
• geplante Nutzerzahl
• optional: verwendete Lernplattform, Nachricht und Interesse an einer Demo

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen).

Für die technische Entgegennahme des Website-Formulars setzen wir den Auftragsverarbeiter Formspree, Inc. (USA) ein. Beim Absenden werden die Formulardaten an Formspree übermittelt, dort zur Zustellung an uns verarbeitet und anschließend von uns weiterbearbeitet. Auf der Website ist kein Formspree-Skript eingebettet; die Daten gehen ausschließlich durch das Absenden des Formulars an Formspree. Mit Formspree besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Formspree.

Wir speichern Ihre Anfrage so lange, wie es für die Bearbeitung und etwaige Rückfragen erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Die Speicherdauer bei Formspree richtet sich nach deren Angaben.

A.5 E-Mail-Kommunikation (Microsoft 365)

Für den Versand und die Speicherung persönlicher E-Mails sowie der allgemeinen Korrespondenz mit Ihnen (etwa Antworten auf Anfragen) nutzen wir Microsoft 365. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und die Inhalte der Kommunikation auf den Servern von Microsoft verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Bearbeitung und Speicherung der Kommunikation). Eine werbliche Nutzung dieses Postfachs findet nicht statt.

Microsoft kann Daten in die USA übermitteln. Microsoft nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil; auf dieser Grundlage gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

A.6 Kundenportal (app.punktpilot.de)

Lizenzierte Einrichtungen verwalten Konten, Organisationen, Einsätze und Lizenzschlüssel im Kundenportal unter app.punktpilot.de. Dort verarbeiten wir insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse
• Zugangsdaten (Passwort nur als Hash)
• Organisations-, Einsatz- und Lizenzdaten
• technische Protokolle zur Absicherung des Zugangs

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Das Portal wird in der EU betrieben.

A.7 Transaktionale E-Mails (Brevo)

Anlassbezogene Systemnachrichten – etwa zur Anmeldung, zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse oder zum Zurücksetzen des Passworts – versenden wir über die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. An Brevo gehen nur die für den jeweiligen Versand nötigen Angaben, in der Regel Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige Zustellung). Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Einen Newsletter oder eine werbliche Auswertung dieser Mails führen wir darüber nicht durch.

A.8 Hosting und Sicherung

Website, Kundenportal und Lizenzserver betreiben wir bei OVHcloud (OVH SAS, Frankreich). Der Serverstandort ist Frankfurt am Main, Deutschland. Dort speichern wir auch verschlüsselte Sicherungskopien, damit der Betrieb bei Störungen wiederhergestellt werden kann.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (stabiler und sicherer Betrieb), soweit Kontodaten betroffen sind ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit OVHcloud besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Hosting und Sicherung findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.

A.9 YouTube

Auf der Website können wir ein Video über YouTube bereitstellen. Es wird erst geladen, wenn Sie die Wiedergabe ausdrücklich starten. Vorher besteht keine Verbindung zu YouTube.

Nach dem Start stellt Ihr Browser eine Verbindung zur Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, her; Angaben können außerdem an die Google LLC in den USA gehen. Dabei können technische Daten einschließlich Ihrer IP-Adresse übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie beenden die Einwilligung, indem Sie das Video nicht erneut laden. Für Übermittlungen in die USA beruft sich Google auf das EU-US Data Privacy Framework.

A.10 Reichweitenmessung (Umami)

Zur Reichweitenmessung setzen wir die Software Umami auf unserem eigenen Server in Frankfurt am Main ein. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Nutzungsdaten an den Softwarehersteller oder eine Cloud übermittelt. Ausgewertet werden nur zusammengefasste Angaben zur Seitennutzung, um das Angebot zu verbessern. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert.

Soweit dabei ausnahmsweise personenbezogene Daten verarbeitet würden, geschieht das gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer datensparsamen Statistik. Sie können dieser Verarbeitung für die Zukunft durch eine Nachricht an uns widersprechen.

A.11 Download über GitHub

Den Windows-Installer der Desktop-Anwendung bieten wir über GitHub an. Wenn Sie den Download starten, verlassen Sie unsere Website. GitHub (GitHub, Inc., USA) verarbeitet den Abruf dann in eigener Verantwortung. Weitere Hinweise finden Sie in der Datenschutzerklärung von GitHub. Wir binden GitHub auf unseren Seiten nicht ein.

B. Datenschutz in der PunktPilot Desktop-Anwendung

PunktPilot ist eine lokal auf Ihrem Gerät installierte Desktop-Anwendung. Alle Inhalte (PDFs, Annotationen, Bewertungen, Workspace-Datenbank) werden ausschließlich lokal in einem von Ihnen gewählten Verzeichnis gespeichert und verarbeitet. Es findet keine Übertragung Ihrer Bewertungs- oder Dokumentdaten an uns oder Dritte statt.

B.1 Lokale Verarbeitung

Die Anwendung startet im Hintergrund eine lokale Engine, die ausschließlich über die Loopback-Schnittstelle (127.0.0.1) erreichbar ist und das Gerät nicht verlässt. Folgende Daten werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert:

• Ihre importierten PDFs und die zugehörige Workspace-Datenbank (SQLite) im von Ihnen gewählten Ordner
• Annotationen, Bewertungen, Vorlagen und Exporte im Workspace
• Anwendungs-Einstellungen sowie der zuletzt geöffnete Workspace-Pfad
• Eine lokale Log-Datei (punktpilot.log) zur Fehlerdiagnose

B.2 Lizenzaktivierung und Lizenzprüfung

Um die Anwendung zu nutzen, ist eine Lizenzaktivierung erforderlich. Dabei werden bei der Aktivierung sowie bei periodischen Online-Prüfungen folgende Daten an unseren Lizenzserver unter license.punktpilot.de (gehostet in der EU) übertragen:

• Lizenzschlüssel
• Geräte-Fingerabdruck (SHA-256-Hash einer Betriebssystem-Geräte-ID – die Roh-ID verlässt Ihr Gerät nicht)
• Gerätename (Hostname des Rechners)
• Anwendungsversion, Plattform (Windows/Linux/macOS) und Betriebssystem-Version
• Optional: eine von Ihnen eingegebene Kennung zur Zuordnung des Lizenzplatzes

Diese Daten dienen ausschließlich der Prüfung der Lizenzgültigkeit, der Zuordnung des Lizenzplatzes zu einem Gerät sowie dem Schutz vor missbräuchlicher Mehrfachnutzung. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor missbräuchlicher Nutzung). Die Lizenzdaten werden auf Ihrem Gerät nach Möglichkeit verschlüsselt über den Schlüsselbund Ihres Betriebssystems (Windows Credential Manager / macOS Keychain / Linux Secret Service) gespeichert.

B.3 Problem- und Fehlerberichte (freiwillig)

Die Anwendung enthält eine Funktion, mit der Sie uns freiwillig einen Problembericht senden können. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Angaben (Kategorie, Titel, Beschreibung) sowie – sofern Sie dies ausdrücklich aktivieren – der Inhalt der lokalen Log-Datei zusammen mit Anwendungsversion, Plattform, Betriebssystem-Version, Aktivierungs-ID und Geräte-Fingerabdruck an license.punktpilot.de übertragen. Die Übermittlung erfolgt nur auf Ihre ausdrückliche Aktion hin (Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. f DSGVO) und dient der Bearbeitung Ihres Anliegens sowie der Verbesserung der Anwendung.

B.4 Keine Telemetrie, keine Analyse, keine automatischen Updates

Die Desktop-Anwendung führt keine Telemetrie, kein Tracking und keine Nutzungsanalyse durch. Es werden auch keine automatischen Update-Prüfungen oder Crash-Reports im Hintergrund an uns übermittelt. Die Anwendung nimmt ausschließlich die oben unter B.2 und B.3 beschriebenen Verbindungen auf.

2. Speicherung und Sicherheit der Daten

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff durch Dritte zu schützen.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist. Sollten Sie eine Löschung Ihrer Daten wünschen, werden Ihre personenbezogenen Daten entfernt, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

3. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die betroffenen Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausüben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Lizenzbezogene Daten (siehe B.2) werden für die Dauer der Lizenzlaufzeit sowie anschließender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

4. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten wenden Sie sich bitte an die im Impressum angegebene Adresse.

5. Rechte der Betroffenen

5.1 Rechte

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

5.2 Widerspruchsrecht

Sie können jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft einlegen. Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch, beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten. Eine Weiterverarbeitung bleibt aber vorbehalten, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihren Interessen, Grundrechten und Grundfreiheiten überwiegen oder der Geltendmachung von Rechtsansprüchen dient.

6. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2026.